Складаєте графік відпусток на 2023 рік — врахуйте чотири вимоги

Передбачте в графіку різні види відпусток

Затвердженої форми графіка відпусток немає. Складаєте його — врахуйте не лише норми Закону про відпустки, а й ДСТУ 4163:2020. У ньому можна вказати як конкретні дати початку і закінчення відпустки, так і місяць, в якому працівник піде у відпустку.

Складіть таблицю з відомостями по відпустках кожного працівника. У таблиці зазначте:

• скільки днів щорічної основної відпустки належить працівнику, зокрема й невикористаних за минулі роки;
• чи має право на додаткові щорічні відпустки;
• чи має право на відпустку у зручний час.

Щорічні основну й додаткову відпустки надають за графіком. Графік затверджує роботодавець та погоджує з профспілкою чи іншим уповноваженим представником трудового колективу (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки). Також обов’язково складають графік для «чорнобильських» відпусток і подають до органу соцзахисту населення.

Законодавство не регламентує, як надавати додаткові відпустки працівникам, які мають дітей. Чи включати до графіка такі відпустки? Це доцільно робити, якщо право на відпустку має одна особа, наприклад одинока мати, або батьки упевнені, хто з них скористається правом на відпустку в 2023 році.

Насамперед, врахуйте побажання щодо відпочинку працівників, які мають право на щорічну відпустку у зручний час (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки). Не забувайте планувати щорічні відпустки сумісникам та працівницям, в яких наступного року закінчиться відпустка для догляду за дитиною до трьох або шести років. Натомість немає сенсу планувати щорічні відпустки працівникам, які проходять військову службу, або з якими немає зв’язку. Коли працівник з’явиться, зробіть доповнення до графіка або надайте щорічну відпустку поза графіком.

Перевірте, погодьте та затвердьте графік відпусток

Перевірте графік відпусток. Чи не запланували працівники щорічних відпусток до початку робочого року? Чи поділили щорічні відпустки так, що є безперервна частина 14 днів?

Погодьте графік відпусток із профспілковим комітетом. Так дотримаєте статті 10 Закону про відпустки. Якщо немає профкому, роль «іншого органу» зазвичай відіграє Рада трудового колективу.

Погодьте графік своєї відпустки з місцевим органом управління освітою.

Гриф погодження оформте нижче реквізитів «Підпис» та «Візи».

Затвердьте графік відпусток:

Доведіть графік відпусток до відома працівників

Ознайомте працівників із графіком відпусток. Зробіть це самі або доручіть керівникам підрозділів, якщо у закладі працює понад 50 осіб. Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує вас довести графік до всіх працівників.

Працівників, які працюють безпосередньо у закладі, ознайомте з графіком відпусток під підпис. А як це зробити, якщо деякі працівники працюють дистанційно, або хворіють чи відсутні з інших причин? Чи можна їх не ознайомлювати з графіком? Закон про відпустки не містить винятку, що на час дії воєнного стану працівників можна не ознайомлювати з графіком відпусток. Належним способом довести графік відпусток до дистанційних працівників буде той, про який працівник і роботодавець домовилися у трудовому договорі — електронна пошта, вайбер тощо. У відповідь працівник може написати вам:

Не нехтуйте вимогою складати графік

Інспектор праці під час позапланової перевірки з’ясує:

• чи є графік відпусток;
• чи погодили його з профкомом чи іншим представницьким органом працівників;
• чи всіх працівників ознайомили з графіком під підпис.

Підстава — пункт 4.17 Додатка 4 до Акта перевірки, затвердженого наказом Мінекономіки від 27.10.2020 № 2161.

За порушення можете отримати фінансові санкції — штраф на заклад в розмірі однієї мінімальної зарплати. Штрафу не буде, якщо керівник усуне порушення в строк, визначений у приписі інспектора. Утім, керівника може чекати адміністративна відповідальність — від 510 до 1700 грн (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).