Посадові та робочі інструкції: оновлювати чи ні

Посадові та робочі інструкції (далі — інструкції) діють тривалий час і є інструментом організації праці в закладі освіти.

Статей про порядок складання, оформлення, змістового напов­нення інструкцій у журналі «Практика управління закладом освіти» чимало. Нагадаю, що на edirshkoly.expertus.com.ua в електронній версії журналу є архів усіх номерів за 2019—2022 роки.

Ознайомтеся з ними, щоб оновити знання. Із цієї статті дізнай­теся, чи потрібно переглядати інструкції у зв’язку з війною, а якщо так, то які зміни внести.

Визначте, чи є причини переглядати інструкції

Нормативні акти не зобов’язують роботодавця переглядати інструкції. Однак на плин освітянського життя останніми роками вплинули такі непередбачувані події, як карантин і війна. Працівники закладу почали організовувати роботу чи виконувати ті чи ті обов’язки у новому форматі: брати участь у засіданнях педради онлайн, ознайомлюватися та ознайомлювати з документами по вайберу, провадити освітній процес у змішаній, дистанційній формах, вести електронний документообіг тощо.

Також працівники почали виконувати нові завдання, наприк­лад проводити огляд дітей, евакуйовувати їх до сховищ та організовувати там освітній процес, надавати психолого-педагогічну підтримку родинам, надягати захисний одяг, щоб виконати роботи, яких не було дотепер тощо.

Якщо у працівника з’явилася нова трудова функція чи він має виконувати, організовувати нову роботу, якої не було прописано в чинній інструкції, то переглянути документ необхідно.

Необхідність переглядати чи вносити зміни до інструкцій також може бути обумовлена тим, що змінили:

• назву закладу чи структурного підрозділу;
• організаційну структуру;
• штатний розпис;
• положення про структурний підрозділ (зміна завдань структурного підрозділу).

Висновок. Інструкції доцільно періодично переглядати, зокрема й під час воєнного стану.

Підстава. Змінилися чи додалися нові обов’язки у працівника, з’явилися нові види роботи, що призводять до перерозподілу посадових обов’язків у зв’язку зі зміною в організації виробництва та праці.

Перегляньте інструкції та внесіть зміни

Найголовніше, що маєте зробити — переглянути чинні інструкції та з’ясувати, чи містять вони норми, яких працівники мають дотримуватися під час воєнного стану.

Також визначте чи уточніть порядок внесення змін до інструкцій в Інструкції з діловодства закладу. Керівник закладу, відповідальні особи за розроблення інструкцій, працівники повинні знати, який строк дії інструкцій, як часто вносити зміни до них, який порядок внесення та ознайомлення тощо.

Нормативного акта, який містив би обмеження строку дії інст­рукцій, не затверджено, так само як і для більшості організаційно-розпорядчих документів.

Перегляньте інструкції лише за тими посадами, робота чи певна функція за якими змінилися. Наприклад, у інструкції секретаря не було норми про можливість ведення документів та ознайомлення з ними електронними способами. Звісно, керівник видає відповідні накази, у яких є нові норми. Однак основним документом як при прийманні працівника на роботу, так і у процесі виконання повсякденної роботи є інструкція. Щоб не було конфліктів між вами й працівником, інструкція має містити усі завдання та обов’язки, які має виконувати працівник у будь-який період (карантинний, воєнний тощо).

Якщо штатним розписом передбачено кілька штатних одиниць за посадою, розробляють одну посадову інструкцію на посаду.

Усіх працівників, які обіймають одну посаду, ознайомлюйте з однією інструкцією, але кожному працівнику надавайте копію інструкції.

Ознайомлюйте працівника з інструкцією під особистий підпис. Відмітку про ознайомлення в інструкції працівник має проставити під підписом керівника структурного підрозділу — розробника. Працівник вказує особистий підпис, власне ім’я, прізвище великими літерами, дату ознайомлення.

Ані в посадових, ані в робочих інструкціях ніколи не зазначайте прізвище, ім’я, по-батькові працівника у шапці інструкції.

Зважайте, що Професійні стандарти та Кваліфікаційна характеристика є основою для інструкцій.

Звільнення осіб, які підписали чи затвердили інструкцію, — не підстава вносити зміни до її реквізитів, тому перезатверджувати інструкцію не потрібно.

Реєструйте посадові інструкції у день затвердження в Журналі реєстрації посадових (робочих) інструкцій. Цей журнал є перехідною формою, яку ведуть наростаючим підсумком з № 1, від моменту реєстрації першої інструкції і не закривають наприкінці діловодного року.

Після закінчення п’ятирічного строку зберігання за результатами експертизи цінності документів інструкції внесіть до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму акта визначають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого само­врядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Редакція врахувала сучасні події й зміни та оновила робочу інструкцію прибиральника службових приміщень. Беріть у роботу приклад. У наступних номерах публікуватимемо оновлені посадові та робочі інструкції для інших посад.