Інвентаризація та вибуття бібліотечних фондів зак­ладу освіти

У які строки проводити

Річну інвентаризацію активів та зо­бо­в’я­зань установи розпочинають наприкінці бюджетного року й проводять перед складанням річної фінансової звітності (п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зо­бо­в’я­зань, затвердженого наказом Мін­фіну від 02.09.2014 № 879, далі — Положення № 879). Інвентаризацію бібліотечних фондів (БФ) проводять за рішенням директора зак­ладу освіти відповідно до встановленого ним графіка:

• до 100 тисяч одиниць — протягом 3 років з охопленням щорічно не менше ніж 30% одиниць;
• від 100 до 499 тисяч одиниць — протягом 5 років з охоп­ленням щорічно не менше ніж 20% одиниць;
• понад 500 тисяч одиниць — протягом 10 років з охопленням щорічно не менше ніж 10% одиниць (п. 10 розд. І Положення № 879).

Як документально оформити

Насамперед розробіть в закладі Положення про інвентаризацію БФ, де з огляду на кількісний склад БФ встановіть терміни початку й закінчення інвентаризації та обсяг, який має бути нею охоплений. Також визначте перелік документів, якими оформлятимете інвентаризацію та її результати.

Щоб оформити результати проведеної інвентаризації, використовуйте типові форми, затверджені наказом Мін­фіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

Які списувати

Підлягають списанню та вилученню з БФ підручники й навчальні посібники:

• непридатні до використання;
• що втратили актуальність;
• старі або з дефектами;
• у яких закінчився строк використання.

Це визначено в пункті 9 розділу ІІ Інструкції про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних зак­ладів та вищих навчальних зак­ладів І—ІІ рівнів акредитації, затвердженої наказом МОН від 02.12.2013 № 1686 (далі — Інструкція № 1686).

Якими документами оформити списання

БФ списують на підставі Акта про списання з балансу бюджетних установ і організацій вилученої з бібліотеки літератури за формою згідно з додатком 4 до Інструкції № 1686 та Акта списання вилучених документів з бібліотечного фонду за формою, затвердженою наказом Мін­фіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основ­них засобів суб’єк­тами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818.

Обидва акти складає у двох примірниках комісія, склад якої затверджує наказом директор зак­ладу освіти. До складу комісії входять:

• бібліотекар;
• заступник директора;
• педагогічні працівники.

Перший примірник акта здають до бухгалтерії зак­ладу освіти, а другий — залишається в бібліотекаря.

На підставі актів бібліотекар вносить відповідні записи в Книгу сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду і Реєстраційну картку руху підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду.

1 січня кожного року бібліотекар робить звірку руху підручників і навчальних посібників на підставі акта та Книги сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду.

Що робити, якщо БФ пошкоджені внаслідок воєнних дій

Якщо приміщення бібліотеки пошкоджено внаслідок воєнних дій, насамперед переконайтесь, що небезпека минула й загрози життю працівників немає. До приміщення, в яке було пряме влучання, можна заходити лише після того, як його оглянули працівники ДСНС. Далі — рятуйте те, що можливо.

Проведіть огляд БФ. Подумайте, чи потрібно перенести книги до іншого приміщення. Потім проведіть інвентаризацію та визначте, які книги підлягають вилученню. До акта списання БФ через влучання додайте довідку ДСНС.

Аналогічні дії проводьте й тоді, коли БФ підтоплені. Рятуйте те, що можна, все інше — списуйте.

Як відобразити в бух­обліку списання

Підстави, за яких потрібно списувати БФ, аж ніяк не впливають на те, як відображаємо такі господарські операції в бух­обліку. Головне, належно оформити документи.

Проведення, які зак­лад освіти виконує під час списання БФ, покажемо в Таблиці. Використаємо довільні суми.

Бухоблік списання БФ

Вимога передавати списані за актом підручники й навчальні посібники до установ, що займаються заготівлею вторинної сировини, передбачає пункт 11 розділу ІІ Інструкції № 1686, а також пункт 9 розділу VIII Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основ­них засобів суб’єк­тів державного сектору, затверджених наказом Мін­фіну від 23.01.2015 № 11.

Кошти, одержані від списаних підручників і навчальних посібників, перераховують на відповідний поточний рахунок загальноосвітнього, професійно-технічного навчального зак­ладу чи вищого навчального зак­ладу І—ІІ рівнів акредитації. Ці кош­ти треба використати для придбання необхідних навчальних підручників і посібників (п. 11 розд. ІІ Інструкції № 1686).

Що робити, якщо дитина втратила підручник

Якщо підручник та/або навчальний посібник втратили або пошкодили, користувач має замінити його аналогічним чи рівноцінним підручником та/або посібником (п. 13 розд. ІІ Інструкції № 1686). У разі заміни бібліотекар реєструє підручники / навчальні посібники, що прийняті замість втрачених / пошкоджених, у Журналі обліку підручників і навчальних посібників, що приймаються замість втрачених чи пошкоджених (далі — Журнал обліку). Журнал обліку ведуть за формою згідно з додатком 5 до Інструкції № 1686.

У кінці навчального року на підставі записів у Журналі обліку комісія складає акт приймання підручників і навчальних посібників замість втрачених чи пошкоджених. Бібліотекар вносить відповідні записи в Книгу сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду навчального зак­ладу (п. 14 Інструкції № 1686).