Накази: визначаємо, до якої групи віднести
Експерт підкаже, яким документом керуватися, розподіляючи в групи накази з основної діяльності, кадрові, адміністративно-господарські та руху учнів. Знатимете, як визначити, до якої групи віднести той чи той наказ
Накази в закладі освіти видають з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів (п. 1 розд. III Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН від 25.06.2018 № 676). Чіткого поділу наказів керівника закладу освіти на названі групи не містить жоден нормативно-правовий акт.
Основні управлінські рішення та питання, які оформляють тим чи тим видом наказів, доцільно визначити в індивідуальній інструкції з діловодства закладу освіти з урахуванням специфіки діяльності закладу та досвіду практичної роботи.
Вирішили віднести наказ до тієї чи тієї групи, обов’язково врахуйте те, що види наказів відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого в Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884 (далі — Перелік № 578/5), мають різні строки зберігання.
Перелік видів документів закладу та посилання на строки їх зберігання містить і лист-роз’яснення МОН від 03.10.2018 № 1/9-596 (табл.).
Накази з основної діяльності відбивають рішення з виконання закладом його головних завдань, визначених статутом закладу. Зазвичай, управлінські рішення таких наказів мають тривалий у часі період їх реалізації, зміст таких наказів характеризує досягнення закладу на певному напрямі освітньої та виховної роботи.
До таких наказів, зазвичай, належать накази щодо структури закладу, його перейменування, фінансування, затвердження штатного розпису, розподілу функціональних обов’язків між працівниками, планування, звітності, проведення важливих заходів з освітньої та виховної діяльності, зокрема, щодо міжнародної діяльності, участі у всеукраїнських, обласних, міжнародних заходах (олімпіадах, спортивних змаганнях тощо).
Накази, що створюються під час діяльності ЗЗСО
| Група наказів | Строк зберігання | Номер статті за Переліком № 578/5 | |
| у закладах, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ) | у закладах, у діяльності яких не створюються документи НАФ | ||
| З основної діяльності | постійно | До ліквідації закладу | 16-а |
| З адміністративно-господарських питань | 5 р. | 5 р. | 16-в |
| З кадрових питань тривалого строку зберігання | 75 р. | 75 р. | 16-б |
| З кадрових питань тимчасового строку зберігання | 5 р. | 5 р. | 16-б (примітка) |
| З руху учнів | 15 р. | 15 р. | |
Наказами з основної діяльності затверджують організаційні документи (положення, інструкції (крім посадових), регламенти), що регламентують діяльність закладу та його колегіальних органів.
Накази з адміністративно-господарських питань містять рішення оперативного, адміністративного, господарського характеру. Наприклад, про проведення інвентаризації, поточний ремонт, затвердження оперативних планів роботи та з підготовки конкретних заходів, зокрема, свят, графіків чергувань, до проходження осінньо-зимового періоду, проведення заходів щодо поліпшення санітарного стану і благоустрою території та приміщень.
Накази з кадрових питань регулюють питання прийняття на роботу, переміщення на інші посади, звільнення з роботи, надання відпусток, відрядження, преміювання, заохочення, стягнення, зміну біографічних даних, зокрема, прізвища працівника.
Накази з руху учнів регулюють питання про зарахування, переведення і відрахування учнів.
